業務改善は、システムを入れる前の整理が大切です
手作業が多くて大変。
同じ入力を何度もしている。
管理が人によってばらばらになっている。
こうした悩みを持つ会社はとても多いです。
ただ、業務改善という言葉から
すぐに「システムを入れよう」と考えると、
かえってうまくいかないことがあります。
最初にやるべきことは、今の流れを見ることです
業務改善の最初の一歩は、
新しい仕組みを作ることではなく、
今の流れを見えるようにすることです。
たとえば
- どこで情報を受け取るのか
- 誰が入力するのか
- どこで確認するのか
- どこで同じ作業が繰り返されているのか
- どこで止まりやすいのか
を順番に見ていくと、
改善するべき場所が見えてきます。
手間が多い仕事には共通点があります
手作業が多い業務には、よく似た特徴があります。
# 1. 同じ情報を何度も入力している
紙からExcelへ、
Excelからメールへ、
メールから別の表へ。
こうした転記が多いと、
時間がかかるだけでなくミスも起きやすくなります。
# 2. 誰か一人しか分からない
特定の人しか手順を知らない状態だと、
その人がいないと進まなくなります。
# 3. 状況が見えにくい
今どこまで進んでいるのか、
誰が持っているのか、
何が終わっていて何が残っているのかが分からないと、
確認のやり取りが増えてしまいます。
いきなり全部を変えようとしない
業務改善で大事なのは、
一度に全部変えようとしないことです。
最初は
- 一覧を見やすくする
- 入力項目を整理する
- 転記を減らす
- 状況が見えるようにする
といった小さな改善から始める方が、
現場に負担なく進められます。
良いシステムは「使いやすい」ことが大前提です
高機能でも、
現場で使いにくければ意味がありません。
業務改善では
- 現場の流れに合っているか
- 入力が複雑すぎないか
- 続けやすいか
- 誰でも分かるか
がとても重要です。
見た目の立派さよりも、
毎日の仕事で無理なく使えることの方が大切です。
まずは業務の流れを整理するところから
業務改善は、
ツール選びからではなく、
今の流れを整理するところから始めると進めやすくなります。
- どこに無駄があるのか
- どこに手間が集中しているのか
- どの作業を減らしたいのか
これが見えるだけでも、次にやるべきことがはっきりしてきます。
AI横山に相談してください
MVプロジェクトでは、
業務改善やシステム化についても、
まだ内容が固まっていない段階からご相談いただけます。
AI横山が状況を整理し、
その内容を横山本人が確認してご相談にのらせていただきます。
手作業が多くて困っている、
業務を整えたい、
何から改善すればいいかわからない。
そんなときは、まず整理から始めてみてください。